Personvernerklæring for Acos Interact ved NHH

Om Acos Interact

Acos Interact er et verktøy for produksjon og publisering av digitale skjemaer til bruk i forbindelse med søknader, påmelding til arrangement og lignende. Acos Interact har muligheter for brukeridentifisering via innloggingsløsningen ID-porten driftet av Digitaliseringsdirektoratet. Det er også mulig å overføre data direkte til NHHs arkivsystem Public360 ved behov.

Om denne personvernerklæringen

Denne erklæringen beskriver hvordan Norges Handelshøyskole (NHH) håndterer personopplysningene som du oppgir i de digitale skjemaene våre via Acos Interact. Dette omfatter hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor og hvordan, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte hvis du har spørsmål eller krav.

Formålet med behandlingen av personopplysninger

Opplysninger du oppgir i et skjema gjør det mulig for NHH å saksbehandle forespørselen din eller yte tjenester du ber om, og å arkivere detaljer om saksbehandlingen i tråd med norsk lov.

Vi ber bare om opplysninger som er nødvendige for korrekt saksbehandling eller tjenesteyting.

Opplysninger om deg kan også bli hentet til Acos Interact fra offentlige register og tjenester (f.eks. Folkeregisteret) som en del av skjemautfyllingen, dersom du er logget inn via ID-porten.

Behandlingsansvarlig

Norges Handelshøyskole er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Acos Interact, jf. GDPR artikkel 4 nr. 7.

Behandlingsgrunnlag

Personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR) artikkel 6, bokstav a gjelder ved behandling av personopplysninger i Acos Interact. For NHH-studenter og ansatte gjelder GDPR artikkel 6 bokstav b.

Lagring av personopplysninger

Alle opplysninger du oppgir blir overført kryptert fra enheten din til systemene våre.

Opplysningene du oppgir i skjemaet blir mellomlagret i Acos Interact. Serveren er drevet av Acos AS og plassert i Norge. Opplysningene blir bare gjort tilgjengelige for personell som har behov for å se dem i forbindelse, nærmere bestemt saksbehandlere, arkivpersonell og IT-teknisk personell på NHH.

Teknisk personell fra leverandøren Acos har tilgang til serveren for utvikling, vedlikehold, feilsøking eller reparasjoner. De kan da ha tilgang til opplysninger lagret på serveren.

Data fra skjemaer blir slettet fra serveren når saksbehandlingen er fullført, eller etter maksimalt 30 dager.

Om nødvendig blir opplysninger overført til og lagret i NHHs arkivsystem Public 360. Her blir de oppbevart i overenstemmelse med NHHs bevarings- og kassasjonsplan.

Skjemaer som er begynt på, men ikke sendt inn blir slettet etter sju dager.

Utlevering av personopplysningene dine til andre

Opplysningene du oppgir blir ikke brukt til andre formål enn de er samlet inn for.

NHH kan likevel utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre system, det vil si ekstern databehandler, i tilfeller der det blir vurdert som nødvendig.

Innsynsbegjæringer kan gi plikt til utlevering av materiale med personopplysninger, inkludert opplysninger samlet inn via Acos Interact.

Opplysningene blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS eller til internasjonale organisasjoner.

Rettighetene dine

Du har som hovedregel rett til:

• å få informasjon om hvordan vi behandler opplysningene dine.

• å få oppgitt opplysningene vi har registrert om deg.

• at opplysninger vi har registrert om deg blir slettet.

• at vi skal begrense bruken av opplysninger vi har registrert om deg.

• at vi skal korrigere feilaktige eller mangelfulle opplysninger vi har registrert om deg.

• å protestere og/eller klage til Datatilsynet hvis du mener personopplysninger blir behandlet i strid med denne erklæringen.

• å motsette deg avgjørelser basert på automatiserte vurderinger av personlige forhold.

Forespørsler om rettighetene dine blir vurdert opp mot gjeldende norsk lovverk. Vi kan avvise krav fra deg dersom norsk lov hindrer oss i å etterkomme ønsket ditt.

Dersom du ønsker å benytte deg av rettighetene som er omtalt over, kan du ta kontakt på postmottak@nhh.no.

Vi vil behandle henvendelsen uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud

NHH har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte og eksterne brukere.

Kontakt personvernombudet om behandling av personopplysninger via e-post: peronvernombud@nhh.no

Generelle spørsmål om personvern ved NHH kan også rettes hit.

Sikkerhet

Vi utfører jevnlig risikovurderinger og sikkerhetstiltak for å sikre at opplysningene ikke kommer på avveie, ikke blir endret, og at de er tilgjengelige for saksbehandlerne våre. Vi har også plikt til å gi deg beskjed dersom vi skulle oppleve sikkerhetsbrudd.